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業務効率化の目的とその方法とは？

建築業界では今、どう生産性を上げるか、そして人手不足の問題をどう解消するかなど、いかに効率の良い作業をするかが重要視されています。

現在行っている作業の方法は、果たして最も効率が良い方法で行われているのでしょうか？今の作業を見つめ直しながら、効率の良い作業をするにはどうすれば良いかを一緒に考えてみましょう。

今回は、業務の効率化の方法、そして注意点やメリットについてご紹介させていただきます。

〈業務効率化の目的とは？〉

業務効率化の最大の目的は、少ない人員でも生産性を高め、業績を上げることです。

この最終的な目標にたどり着くためには、効率の良い作業方法を取り入れ、また作業環境を改善していく必要があります。

・どんなところを見直すべきか

見直したいポイントとしては『コスト』『作業負担』『時間・量』が代表的でしょう。

例えは、それぞれの案件に関わる膨大な紙資料を一つ一つ手作業で作成していたり、写真データを保存していても、保存しているだけで、蓄積したデータをこれからの作業に生かせていないなど、改善できる点は多数あるのです。

・業務効率化の方法

業務効率化をするには、様々な方法が考えられます。とはいっても自分ではなかなか思いつかないと言う人も少なくないでしょう。

一般的にどのような対策がとられているか見てみましょう。

① ITの導入

図面などの管理すべき書類はすべて、PC、スマートフォンやタブレットで管理することで、効率の良い作業を行うことができます。　コストの削減につながるだけでなく、紛失防止、連絡忘れをしてもすぐに確認ができるようになります。距離が離れていても、いつでも確認ができるので、スムーズな作業を行うことができます。

事務仕事も大幅に減らすことができるので、人員削減や作業の負担を軽減させることができます。

②多能工化の促進

「多能工化」とは、組織の人材を「多能工」として育成することを指します。

別名「マルチスキル化」ともいわれており、すでに関心を抱いている経営者の人も多いのではないでしょうか。「多能工」とは、1人で複数の業務や工程をこなすスキルを持った作業員のことで、製造業の現場などでは使われることの多い言葉です。

建築業界を含む、外仕事の職場では人手不足の問題に悩まされています。少人数でも多くの仕事に対応できるようにするにはこういった多能工化が必要不可欠と言えるでしょう。

しかし多能工化はすぐに実践できるものではなく、一人一人が作業を覚えるためにある程度の期間が必要です。そのために必要なツールもでてくるでしょう。

③テレワーク

テレワークとは、情報通信技術を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。テレワークは、働く場所によって、自宅利用型テレワーク（在宅勤務）、移動中や移動の合間に行うモバイルワーク、サテライトオフィスやコワーキングスペースといった施設利用型テレワークのほか、リゾートで行うワーケーションも含めてテレワークと総称します。

コロナウイルスの影響もあり、近年では自宅から仕事を行えるようにする、この業務効率化が進んでいます。

建築業界では、現場の作業はテレワークにはなりえませんが、事務管理や設計、受注業務などはテレワークで行っているところも増えています。

様々なソフトを使いデータ共有をしたり、Web上で会議をしたりと色々な使い方をすることで、引き続き注目されています。