近年、建設業のデジタル化が推し進められてる中、システムの導入にどのようなイメージをお持ちでしょうか？大手企業が、書類の管理やデータベース管理に使っていて、中規模の会社には縁遠い物というイメージを持たれている方もまだまだ多いのではないでしょうか？

現場管理システムって何ができるの？

システムの導入を検討しようとは思うけれども、次々に新しいシステムが開発されて、たくさんある中から、どんなシステムをなんの業務に使ったらよいのか選びきれず、実は悩まれている方も多いのではないでしょうか？　

パソコンだけでなく、スマホのアプリで簡単に操作できるものも増えてきています。以前のように、導入に高額なサーバーや端末が必要とか、導入研修に時間とお金がかかるといったことがなく、もっと手軽に利用できるものが出来ていて、選択の幅がたくさん広がっています。

その中でも建設業においては、現場管理システムを導入する企業が増えており、その背景には、現代の建設業が抱える様々な問題が密接に関係しています。

来年から規制が厳格化される「長時間労働の問題」「人手不足」「若手従業員の育成問題」なども考えられます。これらの課題の手助けとなる道具の一つとして、現場管理システムの導入が進められています。

それでは、現場管理システムとはどのようなツールなのでしょうか？

現場管理システムで出来るおすすめの管理機能

現場管理システムには、日頃の業務を効率化するための様々な管理機能があります。
例えば、

　・工事情報管理
　・工事書類管
　・写真、図面管理
　・カレンダー、工程管理
　・顧客管理
　・入退場管理
　・チャット機能

などの機能が挙げられます。

今までの現場管理において、実際に工事に携わっている人が、これだけの業務を並行してこなしていくのは非常に負担が大きく、書類の管理で毎日のように残業することが常態化していたり、分担して作業する中規模の企業でも、正確な管理をするためには、長時間労働をせざるを得ない状況がたびたびあったことでしょう。

また、ひとたび情報の行き違いなどが起れば、工事の進捗や安全面にも関わってきますし、時間と人手がかかって当たり前な状態が長く続いてきたのです。

これらの業務を現場管理システムに移行することで、正確な情報を即座に共有でき、業務時間の短縮、ペーパーレス化、ガソリン代の削減など、効率よく作業できる部分がどんどん増えてきています。

無料アプリと現場管理システムとの違い

実際、パソコンやスマホを外に持ち出してその場で作業すれば、効率よく情報管理できるでしょうか？

ここがアプリの併用とシステムで管理するのとでは、大きく違ってくる点です。

システムとは個々の機能を持ったものが互いに情報をやり取りし、一つの枠組みの中で体系的に機能している状態を指します。

システムを使えば、これまで別々のツールとして利用していた、電話、パソコン、カメラ、カレンダー、勤怠管理アプリなどが、一元化され、一つの案件ごとに管理できるようになります。

例えば、工事案件の情報の中に、メンバーの情報も記載され、工期全体のスケジュールから、個々のスケジュールも見ることができるようになります。

写真をデータとしてLINEで送るだけでなく、工事情報の画面に反映させ、現在の状態を瞬時に共有することができる。このような情報のつながりがデジタル技術によって、使いやすく形作られた仕組みが「現場管理システム」と呼ばれています。

無料にはリスクも

今は多種多様なソフトやアプリが存在し、それぞれ機能に特色がありますが、中でも無料でできるソフトと聞くと、無料ならやってみようかと考える方も多いでしょう。

しかしその場合にはいくつかリスクがあることも考えてみてください。

まず、無料のソフトにはほとんどの場合サポートがありません。これは人の応対サービスだけではなく、システム設計上、今のパソコン環境下での動作を目的に作られているので、将来的にパソコンがバージョンアップするとそのソフトも途端に使えなくなるという心配があります。

また、無料アプリには機能として限定的なものが多いということ。容量や、利用人数に制限があるかもしれませんし、料金が発生しない代わりに、広告表示などがあれば業務の妨げになることも考えられます。また、ある程度の期間が立つとサービス自体が終了してしまう心配や、ゆくゆくは有料化される可能性もあることなどです。

また、現場管理システムと同等の作業をするためには、チャット、写真、図面、カレンダー、など4つか５つのアプリを併用して使う作業になり、本当の意味での効率化にはなっていないかもしれないということです。

これらのことから、様々なアプリを併用して使われている方でも、現場管理システムに移行することにより、無駄な手間が省け作業効率を上げることが出来るのではないでしょうか。

初めはなるべく導入のハードルが低い現場管理システムを選ぶことが大事！

現場情報を一元管理できるシステムを導入すれば、別々のアプリに重複して同じ工事の内容を入力するという手間は省けますし、一つのアプリですむのでスマホの画面もスッキリします。

また、多機能なシステムも魅力的に感じることでしょう。ただその場合、色々できるのは一見、効率が良いように思えますが、使い勝手としてはどうでしょうか？　会社内の人、工事に関わっている人が、全員パソコン操作が得意であれば問題はありませんが、なかには苦手に感じる人もいるでしょう。

そんな人には、機能的ではあるけれども細かな操作が必要な複雑なシステムは、実際の情報共有にたどり着くまでかなりの時間を要してしまうことも考えられます。
そうすると本来のシステムの機能、「瞬時の相互情報共有」として使いこなせる人が限定されてしまうかもしれません。

なるべく導入のハードルが低いものを選べば、会社全体で利用でき、管理者と現場で作業する人、みんなで利用することで、システムの本領を発揮させることができます。

システムを導入したら、初日からすべての機能を使い切らないといけないということはありません。まずは工事案件を一つ入力してみましょう。その案件が、アプリではどのようにみられるでしょうか、アプリでの操作に慣れたころ、チャットや写真・図面共有機能など、使える幅を増やしていければ良いのです。

シンプルな操作で初心者にもおすすめの現場管理システム

先に述べた通り、今は数々の現場管理のシステムがありますが「キューボクラウド」ならこれらの機能が備わっている上に、操作がとてもシンプルです。

　・工事情報管理
　・工事書類管理
　・写真、図面管理
　・カレンダー、工程管理
　・顧客管理
　・入退場管理
　・チャット機能

クラウドデータ管理で導入時の設定も簡単にでき、50アカウントという十分な容量を安心の定額制で利用できます。

コロナ禍を経て、今なお厳しい建設業において、今後、規制が厳格化されることもあり、管理者の負担が増えることが予想されます。より迅速な対応が求められ、正確な情報を共有できることが、業界内での競争を生き抜いていく必須条件となることでしょう。

これまでのやり方を急に変えるのは難しいかもしれませんが、業務負担を減らすため、残業時間を少なくするため、業務効率化から利益率のアップを目指すため、まずは無料のデモから、サポートも受けながら検討してみてはいかがでしょうか。

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