電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿や決算書、請求書や領収書などの書類をデータで保存するためのルールを定めた法律で、1998年に施行され、電子で取引した取引情報はすべて「データ保存」するよう義務付けられるようになりました。

この法律は、2023年12月末までは「猶予期間」となっているため、2023年12月31日までは、電子的に取引した請求書や領収書をプリントアウトして、税務調査等の際に提示または提出ができるようにしていれば問題ありませんでした。

そのため、これまであまり馴染みのなかった建設業の方も多いのではないでしょうか。

2024年から建設業も電子帳簿保存法の対応が必要に！

2022年12月に新たに発表された「令和5年度税制改正大綱」では、一定の要件を満たす場合、2024年1月以降も、引き続き電子保存の猶予が認められました。

しかし、猶予期間はあくまでも準備期間であるため、現時点でデータ保存に移行できていない建設業者は、早急に対応していった方がいいでしょう。

電子帳簿保存法は、電子取引をしている全ての建設業が対象になるのでしっかりと内容を把握しましょう。

電子帳簿保存法には保存区分が３つ！

①電子帳簿等保存

パソコンなどで作成した帳簿や決算関係書類を電子データのままで保存することです。

②スキャナ保存

相手先から紙で受けとった請求書や領収書などの紙の書類をスキャニングして保存することです。

③電子取引データ保存

相手先からデータで受け取った請求書や領収書などはデータのままで保存することです。いままでは、電子データで受け取った書類を印刷し保存も可能でしたが、今後は電子データのままでの保存が必要になります。 区分ごとに対象となる書類も違うので注意しましょう。

紙での保存から電子保存にすることで、印刷しファイリングするという手間を省き、過去の書類も簡単に探し出せ、保存場所の確保ができるようになります。

保存区分を理解したら、次に電子取引に該当するすべての取引を把握しましょう。

＜電子取引の具体例＞

・メールで送受信した請求書
・クラウドサービスで交付、受領した請求書や領収書等
・インターネット上でダウンロードした請求書や領収書
・クレジットカードや交通系ICカードの明細
・ペーパレス化されたＦＡＸ機能を持つ複合機を利用
・EDIシステム（企業間の電子データ交換をクラウド上で行うサービス）
・請求書や領収書のデータをDVD等の記録媒体を介して受領

参考：Ⅰ 通則 【制度の概要等】｜国税庁

電子帳簿保存法　４つの保存要件

自社のどの取引が電子取引に該当する書類かを把握できたら、次に「4つの保存要件」を理解しましょう。

①システム概要に関する書類の備え付け（システムのマニュアル整備）
②見読可能装置の備え付け（データ確認のためのディスプレイ等の準備）
③検索機能の確保（【日付、金額、取引先】検索条件の設定）
④データの真実性を担保する措置

④については従来通り４つの項目のいずれかを満たして保存しなければなりません。

・データが改ざんされることがないように作成された日付を証明するタイムスタンプを付与したデータを受領すること
・速やかにタイムスタンプを付与すること
・データーの修正や削除をした記録が残るシステムまたは修正削除ができないシステムを利用すること
・改ざん防止に関する事務処理規程を作り運用すること

電子帳簿保存法に対応するための機材の導入し・システムのマニュアルを準備・検索機能が可能・データ改ざんがされないよう保存しましょう、ということです。

建設業が電子帳簿保存法に対応するメリットは？

電子帳簿保存法は紙の保管から電子保管にすることで、作業負担を減らし業務効率を上げる目的と、ペーパーレス化を図りコストカットと保存場所の確保、また、テレワークの促進により働き方改革が可能になるという多くのメリットが存在します。

はじめは慣れない操作で時間を費やすこともありますが、まだ電子帳簿保存法に対応できていない建設業の方は、ぜひこの機会に取り組みましょう！

建設業向けのシンプルで使いやすいシステムをご紹介！

誰でも簡単に操作が可能な現場管理システム【楽っとキューボ】は、クラウド上で現場情報が保存できるのでペーパーレス化や業務効率化を実現できることでしょう。

現場仕事が忙しく会社に戻ってからも書類整理に時間を取られがちな建設業界ですが、今回の改正をきっかけにシステムを導入し時間を有効活用していきましょう。

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まとめ

電子帳簿保存法には要件や注意すべき点が多いですが、自社に合った使いやすいシステムを導入し対応していきましょう。